Deze verklaring gaat over de stroopwafelactie van HV Nijenrodes. Wij gebruiken persoonsgegevens om bestellingen af te handelen en de actie te organiseren.
Wie is verantwoordelijk?
HV Nijenrodes is de organiserende vereniging. Voor vragen en privacyverzoeken: secretariaat@nijenrodes.nl. Correspondentieadres: Secretariaat HV Nijenrodes, Burg. van Trichtlaan 88, 3648 VJ Wilnis. Technisch beheer wordt verzorgd door Birdhouse Development.
Welke gegevens verwerken we, en waarom?
- Kopers: naam, e-mailadres, mobiel telefoonnummer, bestelde aantallen, bedrag, tijdstip, betaalreferentie, betaalstatus en leverstatus. Dit is nodig om de bestelling uit te voeren, contact over levering te houden en een bevestiging te versturen (uitvoering van de overeenkomst).
- Deelnemende leden: voornaam, achternaam, team en persoonlijke actiecode. We gebruiken deze gegevens om QR-kaarten te maken en opbrengsten intern aan leden toe te rekenen. Grondslag is het gerechtvaardigde belang van de vereniging bij de organisatie van de actie; we beperken de gegevens en openbare zichtbaarheid. Leden of ouders kunnen bezwaar maken.
- Beheerders: naam, e-mailadres, gehasht wachtwoord en sessiegegevens, voor afgeschermd beheer en beveiliging (gerechtvaardigd belang).
- Technische gegevens: hosting- en betaaldienstverleners kunnen IP-adressen en technische verzoekgegevens verwerken om de dienst te leveren en misbruik te beperken.
We verzamelen geen geboortedatum, lidadres of bijzondere persoonsgegevens voor deze actie. Er zijn geen advertentieprofielen, nieuwsbrieven, geautomatiseerde besluiten met juridische gevolgen of gegevensverkoop.
Wat is zichtbaar?
De bestelpagina toont geen lidnamen of ledenlijst. De QR-link bevat alleen een willekeurige code. Op een afgedrukte QR-kaart staat de naam van het betreffende lid; deel die kaart alleen waar dat nodig is voor de actie. Gegevens en teamnamen in het beheer zijn alleen voor bevoegde beheerders toegankelijk. De koperbevestiging bevat geen lidnaam.
Wie ontvangt de gegevens?
- Bevoegde organisatoren van HV Nijenrodes zien de bestellingen. Een bestelmelding met koper- en bestelgegevens gaat naar info@birdhouse-development.com voor de ondersteuning van deze actie.
- Birdhouse Development ondersteunt de bestellingverwerking en kan voor technisch beheer toegang hebben tot de applicatie en opslag.
- Railway verzorgt hosting en databaseopslag. Postmark (ActiveCampaign) verzorgt bestel- en accountmails. Een mailwachtrij in de applicatie bewaart meldingen tot verwerking.
- Mollie verwerkt betalingen en kan hiervoor als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke optreden. Bank- en kaartgegevens worden op de betaalomgeving van Mollie ingevoerd en niet in deze applicatie opgeslagen. Zie Mollies privacyverklaring.
Bij hosting en e-mail kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Informatie over de toepasselijke locaties en waarborgen vind je bij Railway en Postmark. De vereniging moet voor echte ingebruikname de verwerkersafspraken, doorgiftewaarborgen en rollen met haar technisch beheer vastleggen.
Hoe lang bewaren we gegevens?
Bestellingen en gekoppelde mailtaken worden automatisch verwijderd drie kalendermaanden na afhandeling. Bij een betaalde bestelling begint die termijn wanneer deze als geleverd wordt gemarkeerd. Niet-afgeronde of afgebroken bestellingen worden na drie maanden vanaf aanmaken verwijderd. Een betaalde, nog niet geleverde bestelling blijft beschikbaar voor de afhandeling. Lidgegevens en persoonlijke QR-codes verwijderen we na drie maanden zonder nieuwe bestelling of wijziging, zodra er geen bewaarde bestellingen meer aan gekoppeld zijn. Daarna werken die QR-codes niet meer.
De toepassing controleert dit bij opstarten en ieder uur. Voor reeds geleverde bestellingen waarvan de leverdatum eerder niet werd opgeslagen, begint de termijn bij invoering van deze regeling. Actieve beheerdersaccounts blijven nodig voor toegang en worden afzonderlijk beheerd. Noodzakelijke financiële administratie valt onder de toepasselijke wettelijke bewaarplicht en moet door de vereniging buiten deze tijdelijke besteladministratie worden bijgehouden.
Dagelijkse Railway-backups hebben een bewaartermijn van zes dagen. Bij herstel moet de opschoning opnieuw worden uitgevoerd voordat de toepassing wordt vrijgegeven. Handmatige backups moeten afzonderlijk worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn. Reeds verzonden e-mails, bestanden en CSV-exports vallen buiten de automatische opschoning van deze website; de ontvangers/beheerders moeten deze volgens dezelfde afspraken opruimen.
Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking en, waar van toepassing, overdraagbaarheid van je gegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Mail het secretariaat met voldoende informatie om je verzoek terug te vinden; stuur geen kopie van je identiteitsbewijs mee. We kunnen zo nodig aanvullende identificatie vragen. We reageren in beginsel binnen een maand. Een wettelijke bewaarplicht kan verwijdering beperken. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging en wijzigingen
De site gebruikt HTTPS, afgeschermde beheeraccounts met verplichte tweestapsverificatie en gehashte wachtwoorden. Geen enkele beveiliging sluit incidenten volledig uit. Meld een vermoedelijk incident bij het secretariaat. Bij wijzigingen van deze actie werken we deze verklaring bij. Laatst bijgewerkt: 20 oktober 2026.